Apidae Event

Formulaire de suggestion de manifestations à destination du public

A la recherche d'une méthode pour faciliter la collecte de l’agenda sur votre territoire ?

ApidaeEvent est un formulaire de saisie simplifiée des manifestations à destination des organisateurs d’événements (non habitués à l’extranet), mairies et associations. 

Ce formulaire est une iframe à intégrer sur votre site (code à copier/coller, comme une vidéo Youtube). Il est en accès libre pour les organisateurs d’événements et ne nécessite donc pas de compte extranet sur Apidae.

Vous recevez un mail dès lors qu'un organisateur a rempli le formulaire. Une fiche est créée automatiquement dans Apidae. Vous n'avez plus qu'à la vérifier, l'enrichir si vous le souhaitez et la publier !

Voici un exemple d'intégration du formulaire Apidae Event réalisé par l'Office de Tourisme du Pays de l'Arbresle.

Principes généraux

• L'intégration du formulaire se fait simplement par une Iframe
• Pas besoin de compte utilisateur Apidae pour saisir une manifestation
• Une saisie dans le formulaire créé automatiquement une fiche EVE dans Apidae
• Réception d'une notification par mail à chaque nouvelle saisie
  

Pré-requis technique

• Avoir les droits de Gestionnaire API d’écriture
  
• Avoir une fiche Territoire correspondante à votre périmètre de saisie

Un doute sur ces points ? Contactez votre animateur départemental !

Comment mettre en place Apidae Event ? 

Configuration

Vous devez nous communiquer les informations suivantes :

• nom de domaine du site sur lequel sera installé le formulaire
• adresse(s) mail(s) à alerter à chaque nouvelle suggestion
• identifiant du territoire dont vous êtes responsables
• identifiant de votre membre

Mise en route

Vous devez également vous abonner au projet Apidae Event dans la plateforme.

Naviguez dans le menu Diffuser / Projets / S'abonner

Et cliquez sur le pouce marron pour vous abonner à Apidae Event (multi-membres)

Dès lors qu'une nouvelle saisie du formulaire sera faite, une nouvelle fiche sera créée dans Apidae.

Lorsque l’organisateur de manifestation saisit et valide son formulaire, il doit obtenir ce message à la fin pour que la manifestation soit enregistrée 

A noter : le formulaire ne permet pas la saisie automatique de l’organisateur dans Apidae.

Suivi des validations

Dès qu'une nouvelle fiche est créée, vous recevez une notification par mail.
Ce mail contient un lien vers le brouillon, qu'il vous faudra vérifier et publier. 

Vous retrouverez également toutes les nouvelles fiches en attente de validation dans :
Gérer / Demandes API d'écriture / Demandes d'écriture à valider

Pour vérifier les saisies, cliquez sur les intitulés des fiches pour les ouvrir puis vérifiez les informations présentes dans les différents onglets.
Sur chaque fiche, vous aurez la possibilité de cliquer sur le bouton Brouillon (1) pour voir les modifications directement la fiche et sur le bouton Demande en attente (2) pour modifier les informations

Une fois les vérifications faites, de retour sur l'écran Demandes d'écriture à valider, sélectionnez les fiches dont vous souhaitez valider l'intégration puis cliquez sur le bouton Traitements et choisissez l'option Valider les demandes d'écriture

Confirmez votre demande en cliquant sur Oui

Une notification vous informe que votre demande est bien prise en compte

Et une notification s'affiche dans la cloche de notifications dès lors que le traitement est terminé

Comme vous l'avez vu, il est possible, de la même manière d'annuler les demandes d'écriture si celles-ci ne vous conviennent pas. 

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Lorsqu'un formulaire est déjà mis en place sur un territoire, il est possible, en créant un nouveau formulaire, d'ajouter un nouveau valideur : Apidae Event – changer le membre valideur