FAQ - Webinaire Collaboration & Quarantaine

Nous répondons ici aux questions qui ont été posées à l'occasion du webinaire autour des fonctionnalités de collaboration et quarantaine.

En cas de collaboration sur une fiche, l’action de suppression, masquage, changement de type objet, transfert de propriété, cela a un impact sur les membres collaborateurs.

Impact sur les membres collaborateurs

Comment connaître les membres impactés lors d’une des actions de suppression, masquage, changement de type objet  ?

• Dans l’onglet collaboration vous avez la liste des membres collaborateurs.

• Au moment de l’action, une fenêtre pop-up vous informe que des membres collaborateurs seront tenus informés, vous retrouvez la liste dans cette fenêtre.

Collaboration GDF : Fiche qui appartient aux GDF avec qui nous sommes en collaboration et qui ont supprimé cette fiche : nos photos (ainsi que les leurs initiées avec la passerelle GDF) ont été supprimées, le champ "Multimédias" est vide. Question : Pourquoi nos photos n'ont pas été conservées ?

• Si le membre propriétaire est GDF, toutes les données stockées dans la fiche sont considérées comme étant propriété des GDF, dans le cas d’une suppression leurs photos sont automatiquement supprimées. 

Pour ne pas perdre les multimédias, avant de demander la suppression de la fiche, il faut que votre relais GDF vous transfère la propriété de la fiche.

Incidences sur les projets web

Actuellement pour notre site, les fiches "externes à nos communes" remontent grâce au critère interne. Mais si une collaboration était faite, un office propriétaire peut masquer une fiche et sera également masquée pour l'office collaboratif ? (exemple si un partenaire n'était plus partenaire avec l'OT propriétaire mais reste partenaire avec l'OT collaboratif)

• Si une fiche est ouverte à la collaboration avec d’autres membres, les impacts sur celle-ci sont communs à tous les collaborateurs (masquage, suppression, etc.)

Demandes de suppression

Quel est l'intérêt de faire une demande de suppression alors qu'on peut supprimer directement une fiche ?

• Membre collaborateur qui n’est pas propriétaire, s’il souhaite supprimer la fiche, cela crée une demande de suppression

• Quelqu’un qui n’a pas les droits de validation

• La suppression par lot via le menu traitements, toutes les fiches partent en demande de suppression.

• l’expiration des fiches (essentiellement EVE/ACT) où l’on peut mettre en action « demande de suppression ».

Fiches en quarantaine

Quand on fait une recherche avancée, peut-on voir les fiches en quarantaines de notre territoire mais qui ne sont pas à nous ?

• Oui Retrouver les fiches supprimées / en quarantaine

Accès aux validations de fiches en cas de collaboration 

Dans le cas des mises à jour provenant des API d’écritures, j'ai constaté que les fiches extérieures à mon territoire tombent dans mes API d’écritures et je peux valider la mise à jour. Le propriétaire de la fiche est-il notifié ?

• Oui c’est normal, si vous avez les droits d’Api d’écriture et que vous êtes propriétaire ou collaborateur, vous pouvez accéder à la validation des demandes d’Api d’écriture même si vous n’êtes pas à l’origine du projet d’écriture. Il n’y a pas de nouvelle notification au moment de la validation des fiches.

Fonctionnement des notifications

Est-ce qu'il y a un mail de notification lorsque qu'un OT met une fiche en collaboration ?

Non, l'ajout d'un collaborateur sur une fiche n'entraine pas de notification.
par contre, le changement d'un collaborateur en propriétaire entrainera une notification.

Dans quels cas sommes-nous notifiés par e-mail d’un changement dans une fiche ?

Lors de la suppression, masquage, changement de type objet et transfert de propriété d'une fiche ou plusieurs fiches.

Il est possible de créer une règle dans votre boîte de réception Outlook afin de positionner toutes les demandes similaires dans un même dossier https://support.microsoft.com/fr-fr/office/utiliser-des-r%C3%A8gles-de-bo%C3%AEte-de-r%C3%A9ception-dans-outlook-com-4b094371-a5d7-49bd-8b1b-4e4896a7cc5d

En interne c'est uniquement sur la suppression et pas le masquage donc ? 

Non, en interne, comme en externe, c’est suppression, masquage, changement de type objet et transfert de propriété d’une fiche qui génère une notification par email aux admins locaux.

Et pour les fiches Apidae Event où on supprime on reçoit la notif en interne du coup ?

Non, Si vous supprimez la proposition de fiche EVE avant qu’elle ne soit publiée, alors il n’y a aucune notification car vous supprimez un brouillon.
Ces fiches ne passent pas non plus par la quarantaine.

Quand on collabore sur une fiche (non masquée et non supprimée), les autres propriétaires ou collaborateurs reçoivent-ils une notification sur la modification apportée ?

Est ce qu'il y a un e-mail de notification s'il y a modification sur la fiche ?

Non. Les collaborateurs d’une fiche reçoivent une notification uniquement lors d'une de ces 4 actions impactantes : suppression, masquage, transfert de propriété et changement de type objet.
Un changement directement dans la fiche (textes, photos, critères...) ne génèrera pas de notification aux membres collaborateurs.

Est-ce envisageable d'avoir des notifications à chaque modification de fiche dans le futur ?

Non. Le principe de collaboration repose sur la confiance, le sérieux et le professionnalisme entre les collaborateurs. En cas de collaboration, les modifications de fiche resterons libres, et sans notifications, puisqu'elles n'ont pas de conséquences graves sur la diffusion/l'exploitation (contrairement à un masquage, une suppression, etc.)

Si vous n'avez pas confiance en vos collaborateurs, n'activez pas la collaboration, et demandez-leur plutôt de vous faire des DDMAJ (demandes de mise à jour) simple, ou avec brouillon, que vous pourrez valider ou refuser comme bon vous semble.

S'il y a plusieurs objets, et un objet à supprimer, l'ENT ne pourra pas disparaître ?

L’entité juridique ne peut être supprimée que si elle n’a pas d’objets rattaché, c’est le fonctionnement habituel d’Apidae. Vous devez donc toujours supprimer les objets touristiques (HOT, HCO, HLO, CAM, RES, PCU, PDT, EQU, COS...) avant l'entité juridique (ENT), ou les délier de l'entité de gestion et entité d'information avant la suppression de l'ENT.

Lors du passage en quarantaine, les liaisons avec les entités sont retirées. Donc une fiche en quarantaine n'empêchera pas la suppression d'une ENT. L'entité passera également par la quarantaine.