Merci à Elodie Boutet et Philip Newell (Savoie Mont-Blanc Tourisme) pour nous avoir fourni l’ensemble des éléments nécessaires à l’élaboration de cette documentation

Avant de commencer 

Chaque antenne départementale Clévacances peut demander l’activation de la passerelle.
Cette demande doit être effectuée auprès de l’animateur départemental Apidae qui expliquera le processus de mise en place et accompagnera les membres dans la mise en œuvre.

Pour en savoir plus, consultez cette documentation.

Règles de vie

Chaque antenne Clévacances qui utilise la passerelle :

• Doit être membre du réseau Apidae (signature des conditions générales et contribution financière)
• Est responsable des données intégrées via la passerelle
• Gère la passerelle au quotidien
• Peut demander assistance à l’animateur Apidae de son département
• Doit répondre aux sollicitations des Offices de Tourisme membres du réseau (demandes de mise à jour, etc.)

Nous vous rappelons que la passerelle est basée sur un système de collaboration entre les membres (Clévacances et Offices de Tourisme). Le préalable à la mise en place de la passerelle est donc une répartition claire des rôles et responsabilités de chacun.

Fonctionnement général

Une fois activée et après un import initial des données, la passerelle Clévacances – Apidae effectue un import automatisé et continu des offres labellisées dans la plateforme Apidae. De cette façon, les mises à jour effectuées dans la base Clévacances sont répercutées automatiquement dans Apidae.

Cette synchronisation continue des données nécessite un suivi régulier qui est assuré par les antennes Clévacances.

De leur côté, les Offices de Tourisme peuvent modifier et qualifier les fiches situées sur leur territoire de compétence afin de continuer à les exploiter en fonction de leurs besoins. Les collaborations sur les fiches obéissent à des règles précises qui permettent la modification de certains champs alors que d’autres sont verrouillés puisque les informations qu’ils contiennent sont liées au référentiel de classification Clévacances. Il en est de même pour certains critères qui ne sont pas modifiables par les Offices de Tourisme (cf. détail plus loin).

Mise en route

Il est nécessaire d’effectuer un travail initial avec l’animateur départemental Apidae destiné à :

• Etablir l’état des lieux des offres labellisées Clévacances déjà présentes dans la base Apidae
• Planifier la mise en place de la passerelle
• Communiquer sur la prochaine activation de la passerelle aux Offices de Tourisme concernés
• Si besoin (pour faciliter l’import initial) :
  • Demander les transferts de propriétés de fiches
  • Demander des mises à jour aux Offices de Tourisme
• Activer les accès sur la base Apidae

Il sera ensuite possible de lancer l’import initial des données. Cette opération consiste à importer les offres présentes dans la base Clévacances dans la plateforme Apidae.

A noter : L’import synchronise les fiches Clévacances avec les fiches Apidae en s’appuyant sur le Numéro d’agrément

Définition des fiches Clévacances VS Apidae

Configuration et lancement de l’import initial

Pour configurer la synchronisation entre les deux bases, naviguez dans le menu Diffuser / Intégration / Configuration

Sur cet écran, vérifiez que le statut de l’intégration est bien sur En cours. Puis, pour modifier la configuration, cliquez sur le crayon

Puis dans la fenêtre :

1. Etat des nouvelles fiches: C’est ce qui permet d’expliquer à Apidae comment doivent être traitées les fiches qui arrivent. Deux cas de figure possibles :
   1. Nouvelle fiche: l’offre est déjà existante dans Apidae, c’est ce qui permettra d’établir les correspondances avant l’import effectif
   2. Import en attente: l’offre n’existe pas dans Apidae, l’import créera systématiquement de nouvelles fiches
2. Validation automatique: sélectionnez Oui
   L’option Non impose une validation manuelle de chaque modification (il faut également valider l’Entité juridique correspondante à chaque fois). Ce paramétrage peut néanmoins être utilisé à la mise en route de la passerelle si vous souhaitez pouvoir vérifier ce qui se passe.
3. Correspondances utilisées: Indique le nom de la table de correspondance (mapping) utilisée pour synchroniser les critères Clévacances avec les critères Apidae. Ce champ est paramétré par défaut, vous n’avez donc rien à faire ici.
4. Terminez en cliquant sur Enregistrer

L’import initial est lancé !

Au bout de 10 à 15 minutes, la liste des fiches importées est à jour.

Vous allez maintenant travailler dans l’interface Diffuser / Intégration / Fiches importées

 Sur cette interface, l’état des lieux de la passerelle est visible en haut de l’écran

Synchronisation

Toujours sur l’interface Diffuser / Intégration / Fiches importées

A l’initialisation de l’import, vous retrouvez sur cet écran :

• 1 ligne par hébergement (meublé ou chambre)
• 1 ligne par interlocuteur (= Entité juridique côté Apidae)

A cet instant, toutes les lignes indiquent la mention Nouvelle fiche. Sélectionnez toutes les fiches (1) puis cliquez sur Changer le statut (2)

et enfin sélectionnez Demander une correspondance automatique (3) et enregistrez (4)

Une fois le traitement terminé les fiches changent de statut :

• Synchronisé : les fiches correspondantes (hébergements et entités) ont été trouvées et mises à jour dans Apidae => C’est gagné !
• Correspondance à valider : une correspondance a été trouvée mais vous devez la valider. Il peut par exemple être nécessaire de demander un transfert de propriété de la fiche pour que vous puissiez le faire.
• Import en attente : L’import ne peut pas se terminer pour une raison ou pour une autre (fiche actuellement en cours de modification, en attente de l’import de l’Entité…)

Le récapitulatif de l’import est visible en haut de votre écran, dans le bloc informations

Et le détail fiche par fiche est affiché plus bas :

1. Coches de sélection des fiches
2. Statut de l’import
3. Identifiant Clévacances
4. Nom Clévacances
5. Type objet Clévacances
6. Date de dernière modification (sur la base Clévacances)
7. Identifiant de l’objet Apidae
8. Boutons d’actions
9. Nom de l’objet Apidae (le clic permet d’accéder à la fiche pour la consulter)
10. Type objet Apidae
11. Date du dernier import
12. Commentaire d’import

Si la correspondance n’a pas pu être établie, une action manuelle est nécessaire pour continuer, c’est ce que nous allons voir maintenant à travers le tableau ci-dessous qui récapitule les différents cas de figure pouvant être rencontrés et les actions à effectuer.

A noter : Pour retrouver plus facilement les fiches en fonction de leur statut d’import, vous pouvez filtrer l’affichage de l’interface Fiches importées sur les différents statuts d’import

Une fois les différentes actions réalisées, le statut des fiches passe à l’état d’import en attente puis, dès lors que l’import sera traité, à synchronisé.

Si des problèmes persistent, il faut réitérer les différentes vérifications et actions.

Les imports en attente sont traités toutes les heures. Il est possible de relancer l’import en sélectionnant les fiches concernées (1) puis en cliquant sur changer le statut (2)

Et en sélectionnant l’option Relancer l’import

Suivi de la passerelle

Si la validation automatique est désactivée, vérifier les  Modifications à valider régulièrement, cela peut débloquer les Imports en attente

Si la validation automatique est activée, surveiller de temps en temps :

• Les nouvelles fiches
• Les imports en erreur
• Pourquoi les imports sont en attente

Que faire si les mises à jour ne se font plus sur une fiche ?

• Vérifier en premier lieu dans la configuration si le statut de l’intégration est bien sur en cours

• Vérifier le statut et le commentaire d’import de la fiche

• Vérifier la colonne Date de dernier import

• Vérifier si Changer le statut > Forcer l’import permet de mettre à jour les fiches

• Dans la configuration, mettre en pause puis rétablir l’import

Si les problèmes persistent, contactez votre animateur Apidae pour qu’il puisse vous aider à les résoudre.

Activer les collaborations pour permettre aux Offices de Tourisme de mettre à jour les fiches

La passerelle est basée sur un système de collaboration entre les membres (Clévacances et Offices de Tourisme). Il est donc essentiel que vous associez les Offices de Tourisme en leur ouvrant des collaborations sur les fiches afin qu’ils puissent les mettre à jour en fonction de leurs usages et besoins.

Les collaborations sur les fiches obéissent à des règles précises qui permettent la modification de certains champs alors que d’autres sont verrouillés puisque les informations qu’ils contiennent sont liées au référentiel de classification Clévacances. Il en est de même pour certains critères qui ne sont pas modifiables par les Offices de Tourisme.

Les règles de la collaboration

A l’activation de la passerelle, si les fiches existent déjà dans Apidae, l’import n’écrase pas les champs modifiables par les Offices de Tourisme.

Par la suite :

• Les noms, descriptifs et classements préfectoraux ne sont pas importés s’ils ont été modifiés dans Apidae
• Les photos sont ajoutées et hébergées sur Apidae
• Les labels / classements clés sont importés
• Les prestations (services, conforts, équipements) / modes de paiement, autres labels sont importés en se basant sur les correspondances de critères

Quelles modifications les Offices de Tourisme peuvent apporter aux fiches ?

Définitions

• Champs non modifiables : Les Offices de tourisme peuvent voir les informations importées dans ces champs mais ne peuvent pas les modifier
• Champs modifiables : Les Offices de Tourisme peuvent modifier les informations importées dans ces champs. Les imports suivants n’écraseront pas ces modifications
• Champs surchargeables : Les Offices de Tourisme peuvent ajouter des informations complémentaires à celles importées dans ces champs. Les imports suivants n’écraseront pas ces modifications

Détail des possibilités de modification pour chaque champ importé

Comment ouvrir la collaboration sur les fiches ?

A partir de la liste de vos données (Gérer / Mes données), sélectionnez les fiches dont vous souhaitez partager la gestion avec un autre membre soit, en cliquant sur les coches pour les sélectionner une par une, soit en utilisant le bouton Tout sélectionner pour choisir toute la liste

Cliquez sur le bouton Traitements pour le dérouler et choisissez Ajouter un membre collaborateur

Dans le formulaire, commencez à taper le nom du membre avec lequel vous souhaitez collaborer (1) puis sélectionnez-le dans le menu déroulant.
Vous pouvez cocher la case Démasquer les fiches masquées (2) si vous souhaitez démasquer les fiches masquées à l’issue du traitement.
Cliquez enfin sur Valider (3) pour confirmer.

Confirmez la demande de traitement en cliquant sur le bouton Oui

Une notification vous informe de la prise en compte de l’action demandée

Annexe

Récapitulatif du processus